اصطلاح «نمایه» از کلمه لاتین «indicate» گرفته شده است که به معنای نشان دادن یا اشاره کردن است. هدف یک نمایه، مکان یابی و بازیابی اقلام یا مفاهیم مورد نیاز در یک مجموعه برای کاربران است. یک نمایه را می توان به این صورت تعریف کرد: « راهنمای سیستماتیک آیتم های یک مجموعه یا مفاهیم حاصل از آن ».
این شامل مدخل هایی است که به ترتیبِ شناخته شده یا قابل جستجو مرتب شده اند، با ارجاعاتی برای نشان دادن محل قرارگیری هر مورد نمایه شده. نمایه سازی نیز در کنار کارهایی همچون فهرست نویسی، چکیده نویسی و رده بندی دیویی و یا رده بندی کنگره از کارهای تخصصی کتابداران محسوب می شود که در ادامه به توضیحاتی درباره آن اشاره خواهد شد.
تعریف نمایه
نمایه سازی کتاب یا تهیه و تنظیم فهرست های پایان کتاب، یعنی تدوین نمایه یا فهرست الفبایی شده نام های اشخاص، مکان ها، اشیا، مفهوم ها و موضوع ها، کتاب ها و نشریات استخراج شده از متن کتاب، همراه با نشانه های ارجاعی برای دستیابی سریع به محل این داده ها.
هدف از این کار جمع آوری تمام محتویات دارای بار اطلاعاتی در هر کتاب است، به نحوی که استفاده کننده از کتاب بتواند با مراجعه به آن ها با سرعت و سهولت اطلاعات مورد نظر را بازیابی کند.
تهیه نمایه کتاب ها مختص کتاب های علمی و تخصصی، تاریخی و جفرافیایی، فلسفی و ادبی، سفرنامه و خاطرات نیست. حتى کتاب های شعر و داستان نیز به نمایه احتیاج دارند.
استاندارد بریتانیا B.S. 3700:1954 یک نمایه را به این صورت تعریف می کند: «راهنمای سیستماتیک برای مکان کلمات، مفاهیم یا موارد دیگر در کتاب ها، نشریات دوره ای یا سایر نشریات.
نمایه شامل مجموعه ای از مدخل هایی است که نه به ترتیبی که در نشریه ظاهر می شوند، بلکه در برخی موارد دیگر (مثلاً حروف الفبا) انتخاب شده اند تا کاربران بتوانند آن ها را سریع پیدا کنند و همچنین نشان می دهد که هر مورد در کجا قرار دارد.
یک نمایه از مدخل هایی تشکیل شده است. هر مدخل یا ورودی یک واحد از یک نمایه است. این ورودی ها به ترتیب سیستماتیک مرتب شده اند.
یک نمایه از دو بخش تشکیل شده است:
(الف) قسمت توصیفی – موارد، ایدهها و مفاهیم را ارائه میدهد.
(ب) قسمت مکانی – مکانی را نشان می دهد که موارد یا مفاهیم در آن مورد بحث قرار گرفته اند یا در دسترس هستند.
تاریخچه نمایه و نمایه سازی
طومار پاپیروسی که یونانیان و رومی های باستان استفاده می کردند، کارآمدترین روش برای ذخیره سازی اطلاعات به صورت نوشتاری و بازیابی آن نبود. با این حال، هنگامی که محققان یونانی و رومی شروع به نوشتن آثار بزرگی کردند که شامل مجموعه ای از داده های مختلف بود، ابداع ابزارهای مختلف برای سازماندهی مطالب آن، به منظور آسان تر کردن مکان یابی برخی از قسمت ها برای خواننده مفید یافتند.
استفاده از نمایه و کاربرد آن به روم باستان باز می گردد. در آنجا، و هنگامی که در رابطه با آثار ادبی به کار میرفت، اصطلاح نمایه برای تکه های کوچک چسبانده شده به طومارهای پاپیروس که عنوان اثر ( و گاهی اوقات نام نویسنده ) روی آن نوشته می شد، به کار می رفت تا هر طومار روی قفسه ها بتواند بدون نیاز به بیرون کشیدن آن ها برای بازرسی به راحتی شناسایی شوند.
از این رو، استفاده از نمایه برای عنوان کتاب ها توسعه یافت. تقریباً در همان زمان، در قرن اول پس از میلاد، معنای کلمه از «عنوان» به فهرست مطالب یا فهرستی از فصول ( گاهی با چکیدهای مختصر از مطالب آن ها ) و از این رو به فهرست کتابشناختی یا فهرستی از فصول گسترش یافت.
با این حال، فهرست ها به معنای امروزی، که مکان های دقیق نام ها و موضوعات را در یک کتاب نشان می دهند، در دوران باستان جمع آوری نشده اند و به نظر می رسد تنها تعداد بسیار کمی قبل از عصر چاپ ساخته شده اند.
دلایل متعددی برای این امر وجود دارد. اولاً، تا زمانی که کتاب ها به شکل طومار نوشته می شدند، نه تعداد صفحات و نه شماره های برگ و نه تعداد خطوط وجود نداشت. همچنین، حتی اگر چنین نمایه های عددی وجود داشت، اضافه کردن نمایهای که ارجاعات دقیق را ارائه می دهد، غیرعملی بود، زیرا برای اینکه خواننده بتواند فهرست را بررسی کند، طومار باید تا انتها باز شود و سپس نورد شود.
تنها اختراع چاپ در حدود سال ۱۴۵۰ امکان تولید نسخه های یکسان از کتاب ها را در تعداد زیاد فراهم کرد، به طوری که بلافاصله پس از آن اولین فهرست ها، به ویژه کتاب های مرجع، مانند گیاهان دارویی، شروع به جمع آوری کردند.
در سال ۱۵۵۰ میلادی جان ماربک یک واژه نما برای انجیل ساخت و در واقع نخستین واژه نمایی است که برای انجیل ساخته شده است که خود نوعی نمایه به حساب می آید. در قرن ۱۹ میلادی، انتشار نشریات علمی به سرعت رشد یافت. دسترسی به مقالات آنها نیازمند نمایه بود و در واقع شروع نمایه سازی نشریات ادواری به ایالات متحده برمی گردد.
بررسی تفاوت بین چکیده و نمایه سازی
یک چکیده خلاصه ای از محتوای اصلی اسناد را آماده می کند تا کاربران را قادر سازد تعیین کنند که آیا نیاز به خواندن کل متن دارند یا خیر. چکیده یک نسخه کوتاه شده از قطعه اصلی است. آنها اغلب از طریق اشتراک در دسترس هستند و در مورد یک موضوع خاص یا انتخاب موضوعات هستند.
یک سرویس نمایه سازی محتوای اسناد را تجزیه و تحلیل می کند و راهنمایی برای اطلاعات موجود در آن ها ارائه می دهد. این شامل عبارات موضوعی و عناوین خواهد بود و در عین حال محتوا و مضامین اصلی را نیز توضیح می دهد.
یک سند نمایه شده همچنین به کاربران امکان می دهد تا محل اصلی موضوعات را پیدا کنند. در اصل، نمایه ها ورودی هایی را ارائه می دهند که به شما امکان می دهد اطلاعات را پیدا کنید، در حالی که چکیده ها محتوا را خلاصه می کنند و در عین حال مطمئن می شوند که تمام جزئیات ضروری گنجانده شده است.
کار نمایه ها چیست؟
کار اصلی نمایه این است که کاربران را قادر می سازد تا با یک سند آشنا شوند و تصمیم بگیرند که آیا نیاز به کاوش بیش تر در آن دارند یا خیر. از دیگر اهداف نمایه می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- به عنوان راهنمای انتخاب محتوا عمل می کند.
- نشان دادن روابط میان اصطلاح ها.
- ابزاری برای تجزیه و تحلیل سند است.
- ایجاد پیوند بین کاربران و ایجادکننده اطلاعات محسوب می شود.
- در زمان صرف شده برای پیدا کردن محتوا توسط کاربران صرفه جویی می کند.
- موجب افزایش سرعت و بهبود سهولت در بازیابی اطلاعات توسط کاربران می شود.
- اطلاعات را به طور گسترده در دسترس و دستیابی آسان قرار می دهد.
- تنظیم مدخل ها در یک نظم اصولی مفید.
- نمایه به عنوان ابزار بازیابی اطلاعات برای سازمان هایی مانند کتابخانه ها و مراکز اسناد و بایگانی ها تلقی می شود.
انواع نمایه
انواع مختلفی از نمایه سازی وجود دارد که برخی از آن ها نیاز به مهارت های تخصصی از نمایه سازان دارند.
برخی از این نمایه ها عبارتند از:
- نمایه سازی کتابشناختی و پایگاه داده
- نمایه سازی تبارشناسی
- نمایه سازی جغرافیایی
- نمایه سازی کتاب
- نمایه سازی حقوقی
- نمایه سازی نشریات ادواری و روزنامه ای
- نمایه سازی تصویری
- نمایه سازی موضوعی
- نمایه سازی فراداده و وبسایت ها
در یکی از معروف ترین تقسیم بندی ها، تقسیم بندی دیگری وجود داردکه از لحاظ پوشش یا همان از جهت اصطلاحات است، و نمایه را به دو دسته نمایه واژه ای و نمایه موضوعی تقسیم میکنند:
- نمایه واژه ای: ساده ترین شکل نمایه است که برای سهولت بازیابی مدارک استفاده می شود و در ایجاد آن، از واژه هایی که خود نویسنده در اثر خود به کار می برد استفاده می شود. این نمایه، کاوش گر اطلاعات را به واژه هایی که نویسنده مدرک استفاده می کند و نه الزاماً به مفاهیم مطرح شده در آن هدایت می کند.
- نمایه موضوعی: در این نوع نمایه، مدرک مورد مطالعه قرار می گیرد و واژه های بیانگر محتوای آن از درون متن استخراج می شوند؛ در ایجاد این نوع از نمایه معمولاً از سرعنوان های موضوعی یا اصطلاح نامه ها استفاده می شود. سپس این اصطلاحات در نظم الفبایی یا نظمی دیگر مرتب می شوند.
نمایه ساز کیست؟
در پاسخ به این سؤال باید گفت هر کسی می تواند یک نمایه ساز باشد به شرطی که مهارت های یک نمایه ساز را در خود پرورانده باشد. یعنی علاوه بر آشنایی کامل با استانداردها و قواعد نمایه سازی، به اندازه کافی تجربه عملی در این زمینه را کسب کرده باشد.
کتابداران به واسطه گذراندن بعضی دروس تخصصی مرتبط با نمایه سازی، استعداد و توانایی ایجاد نمایه های موضوعی و دیگر نمایه ها را برای کتاب ها و مدارک دارند. این نمایه ها به کاربر کمک می کند تا تشخیص دهد که موضوعات مورد نیاز او در کدام قسمت آن کتاب یا مدرک نهفته است و نیاز به مطالعه کل مدرک نداشته باشد.
امروزه شاهد آن هستیم که بیشتر کتاب ها فاقد نمایه های موضوعی در پایان کتاب هستند. کتابدار می تواند شخصاً به ایجاد نمایه برای آن کتاب دست زده و پس از تهیه آن، فایل مربوطه را با استفاده از نرم افزارهای کتابخانه ای و تخصصی کتابداری در سامانه کتابخانه بارگذاری کند تا در دسترس استفاده کنندگان و کاربران کتابخانه باشد
عوامل موثر بر کیفیت نمایه سازی
سه عامل مهم و اساسی بر کیفیت نمایه سازی تأثیرگذار است:
- جامعیت: جامعیت اصطلاحی فنی است که به عنوان ضریب یا درصد کل مدارک مرتبط به یک درخواست که بازیابی شده است تعریف می شود و برای اشاره به بازیابی مدارک و عناوین مفید استفاده می شود. یعنی نمایه چه میزان توانسته است تعداد مدارک مرتبط از کل مدارک مرتبط بازیابی شده را برای کاربر نمایش دهد.
- مانعیت: به معنای توانایی پیشگیری از بازیابی مدارک و گزینه های نامرتبط ( موردهای ناخواسته ) است و به قابلیت نمایه در دور نگهداشتن مدارک نامرتبط از کاربر اشاره دارد.
- همگونی: همگونی یا یک دستی به این معنا است که اگر یک مدرک واحد را به دو نمایه ساز بدهیم، این دو نفر تا چه میزان در اختصاص دادن واژه های نمایه ای به آن مدرک با هم توافق نظر دارند.
منابع:
نمایه سازی کتاب، تألیف: علیرضا نوروزی.
مقدمه ای بر نمایه سازی و چکیده نویسی؛ راهنمای عملی، تألیف: زهرا کاظم پور و حسن اشرفیریزی