مجموعه سازی در کتابخانه

مجموعه سازی در کتابخانه

مجموعه سازی در کتابخانه و لزوم توجه به منابع غیر چاپی

مجموعه سازی به مجموعه فعالیت هایی اطلاق می شود که به فراهم آوری امکان دستیابی مراجعه کنندگان به مواد مورد نیاز، و زنده نگهداشتن مجموعه و حفظ پویایی آن از طریق ارزشیابی و وجین مجموعه صورت می گیرد و به همین دلیل یکی از مهمترین و در عین حال از مشکلترین فعالیت های تخصصی کتابداران است. هر کتابخانه برای مجموعه سازی دارای خط مشی خاص خود است و در این راه باید به لزوم تنوع در منابع موجود توجه ویژه ای داشته باشد. بنابراین علاوه بر منابع چاپی، لزوم توجه به سایر منابع نظیر فایل های صوتی و تصویری بسیار حائز اهمیت است. به واسطه ماهیت این نوع از منابع، استفاده از نرم افزارهای مناسب به کتابخانه ها بسیار کمک خواهد کرد.

خط مشی مجموعه سازی

برای مجموعه سازی نیاز به طرح و نقشه داریم و این همان چیزی است که با اصطلاح “خط مشی مجموعه سازی” از آن یاد می کنیم. انتخاب بهترین و مناسبترین مواد از میان انبوه عظیم مدارک و مواد موجود، بویژه با توجه به میزان بودجه کاری است بسیار مشکل. خط مشی را باید متناسب با نیاز کسانی که کتابخانه برای آن ها به وجود آمده است تدوین کنیم. توانایی انتخاب مواد خوب و مناسب به ویژه در دوران ما که از سویی عصر “انفجار اطلاعات” و گاه عصر “آلودگی اطلاعات” نامیده می شود اهمیت بسیاری دارد. اما نباید از این نکته غافل شد که مهمتر از داشتن مجموعه ای متناسب با نیازهای کاربران، استفاده از امکاناتی است که می تواند سبب سهولت دسترسی و آگاهی کاربران از منابع موجود در کتابخانه شود.

انتخاب منابع و اهمیت تنوع در مجموعه کتابخانه

امروزه در کنار منابع فیزیکی و چاپی، منابع دیگری وجود دارند که طرفداران خاص خود را دارد، بنابراین انتخاب و افزودن آن ها به مجموعه کتابخانه، این امکان را فراهم می سازد تا کتابخانه ها پویایی خود را بیش از پیش حفظ کنند. کلیپ هایی که در قالب آموزش های ویدیویی توسط کتابخانه، سازمان ها و نهادها، و یا حتی به صورت شخصی توسط افراد دیگر تهیه می شود، چنانچه دارای محتوای مناسب برای کاربران کتابخانه باشد، یکی از منابع مهمی است که باید در کنار مجموعه سازی منابع به آن توجه ویژه شود.

سفارش و تهیه

مرحله سفارش و تهیه جزئی تفکیک ناپذیر از روند مجوعه سازی است و اهمیت آن در این است که حتی با وجود برنامه ریزی منظم و منطقی برای مجموعه سازی و اتخاذ تصمیم های درست در مورد انتخاب، بدون برنامه ای دقیق، مفید، مناسب و عملی برای تهیه و سفارش، مجموعه خوبی برای کتابخانه فراهم نخواهد شد.

وظایف کلی واحد سفارش و تهیه

  • کسب اطلاع از مواد کتابخانه ای موجود در بازار
  • سفارش مواد انتخاب شده
  • نگهداری سوابق مواد سفارش شده یا دریافت شده
  • دریافت و بررسی مواد رسیده
  • کسب مجوز و اقدام برای پرداخت صورتحساب ها
  • پیگیری سفارش های انجام نشده
  • لغو برخی از سفارش های در صورت لزوم
  • اقدام به تهیه موادی که برای دریافت آن ها باید از راه های ویژه ای استفاده کرد
  • بررسی و تجزیه و تحلیل عملکرد واحد سفارش و تهیه

استفاده از ابزار مناسب جهت رضایت کاربران از مجموعه

نرم افزارهای آفلاین و تحت وب بسیاری در اختیار مدیران و کتابداران کتابخانه ها وجود دارد تا بتوانند برای کتابخانه و خدمات هرچه بهتر به جامعه هدف خود، از آن ها استفاده کنند. استفاده از نرم افزارهایی که دارای امکاناتی نظیر ذخیره، نمایش و دانلود فایل های صوتی و تصویری همچون کلیپ های آموزشی باشد دارای جذابیت های خاصی است که می تواند مخاطبان بالقوه یک کتابخانه را به کاربران بالفعل تبدیل کند.

با این امکان، کتابداران کتابخانه های تخصصی و یا دانشگاهی قادر خواهند بود در سامانه کتابخانه خود، آموزش هایی که توسط اعضای آن مجموعه تهیه شده را بارگزاری کنند تا  برای تمام کاربران حال و آتی در دسترس و قابل استفاده باشد. قابلیت ذکر شده خواهد توانست با توجه به اهداف و سیاست طیف های دیگر از کتابخانه ها، همچون کتابخانه های مدارس، کتابخانه های حوزه، کتابخانه های شخصی و … ، به پیشبرد یکی از بزرگترین اهداف این کتابخانه ها که همانا داشتن مجموعه ای غنی از منابع است، کمک کند.

ارزشیابی مجموعه

کتابخانه می بایست منابع کتابخانه را با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی و علایق کاربران خود به مجموعه خود بیافزاید. اما واقعیت امر آن است با گذشت زمان محتوای اطلاعاتی برخی از منابع، کارایی خود را از دست داده و یا نیازهای اطلاعاتی افراد گاهی دچار دستخوش تغییراتی خواهد شد که کتابخانه را مجبور به ارزشیابی مجموعه و وجین می کند.

از اهداف اصلی ارزشیابی مجموعه می توان به این موارد اشاره کرد:

  • منابع و موادی که در گذشته به مجموعه اضافه کرده ایم، در زمان حاضر آیا جوابگوی نیازهای کاربران ما هست یا خیر؟
  • آیا از هر منبع، نسخه هایی به اندازه کافی وجود دارد تا در اختیار کاربران قرار گیرد؟
  • با توجه به وجود ویرایش های جدید از برخی از منابع در بازار، آیا کتابخانه اقدام به تهیه آن ها کرده است یا خیر؟

وجین

وجین یکی از نتایج ارزشیابی است که معمولاً با هدف حذف کتاب هایی که از نظر ظاهر و یا محتوا نیازهای کاربران را آنگونه که باید تأمین نمی کند صورت می گیرد تا به این ترتیب منابع جدید جایگزین آن ها شود. پس از انتخاب منابعی که نیاز است از مجموعه حذف شوند، کتابدار می بایست در اولین فرصت آن ها را از نرم افزار کتابخانه حذف کند که این کار در نرم افزار کتابا به سادگی هرچه تمام انجام می شود.

در وجین باید چه مواردی از مجوعه حذف شوند؟

  • منابع و کتاب هایی که استفاده چندانی ندارند یا از هرکدام نسخه های متعددی در کتابخانه موجود است.
  • منابعی که از نظر ظاهری، بسیار کهنه و فرسوده شد به نحوی که امکان استفاده از آن وجود ندارد.
  • منابعی که از نظر محتوا قدیمی شده و دیگر مناسب کاربران نیست.
  • اگر کتابی ویرایش جدید آن چاپ شده اما هنوز ویرایش قدیمی آن در کتابخانه وجود دارد.

نکته پایانی

و نکته پایانی اینکه هیچ کتابخانه ای در هیچ زمانی نتوانسته است همه کتاب هایی را که نوشته شده در مجموعه خود گردآورد و اساساً هیچ کتابخانه ای با هدف گردآوری همه آثار مکتوب به وجود نمی آید. نرم افزار مدیریت کتابخانه کتابا یکی از معدود  نرم افزارهای تخصصی کتابداری است که با توجه به اهمیت و ضرورت این موضوع، بستری را برای کتابداران و کتابخانه ها فراهم ساخته است تا بتوانند انواع منابع صوتی و تصویری مورد نیاز کاربران خود را به سادگی در سامانه کتابخانه خود بارگذاری کرده تا مورد استفاده کاربران واقع شود، چرا که استفاده از کلیپ ها و فایل های تصویری متناسب با نوع کتابخانه خواهد توانست تا اندازه زیادی به غنای مجموعه کتابخانه کمک شایان توجهی کند.

منابع:

مجموعه سازی در کتابخانه ها، علی سینائی، ۱۳۷۶

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.